お客様導入事例　JXホールディングス株式会社 様 IT化による生産性向上を追求して、多くの会議室にリコー インタラクティブホワイトボード（RICOH IWB）を導入。社員の意識を変え、新しいワークスタイルを実現

JXホールディングス株式会社様は、産業の基盤を成す石油、天然ガス、非鉄金属などの資源について、その開発から生産、販売まで一貫して取り組む大手企業です。近年、積極的にワーススタイル変革を進める中、本社ビル移転を機にITを使って会議や打ち合わせを効率化。その一環として、リコー インタラクティブホワイトボードを本社および支社に合計153台導入されました。（2016年10月現在）

2015年11月の本社ビル移転に伴い、オフィスツールの大規模なIT化を遂行されたJXホールディングス様。その立ち上げから導入、全社員への周知活動に携わる企画2部 ITグループの藤野様に、RICOH IWB導入の背景について語っていただきました。

「従来は紙の資料を配布して会議を行うことが多く、資料の印刷や、クリップ留めする準備に手間がかかっていました。本社だけで約2500人が働いており、日々多くの会議が行われていますから、膨大な時間がそこに割かれていたことになります。会議の直前にデータなどの誤りが見つかると、修正して刷り直すことになり、コスト面でも改善を図りたいという思いがありました。また、会議の進行においても、皆の目線が手元の資料に行き、議論のポイントを出席者同士で共有しづらく、積極的なコミュニケーションが取りづらい点も問題でした。さらに会議後は、ホワイトボードに書き込んだ内容をわざわざカメラで撮って、パソコンに取り込んでから配布していました。また、紙の資料を受け取った社員は、デスクに次から次へと資料が溜まってしまい、いざ資料を共有したい時に見つからないこともあったようです。」

こうした問題点を改善するために、RICOH IWBのご導入に至ったと、藤野様が続けます。

「本社移転を機にワークスタイルを改善し、『業務の生産性向上』を実現するため、様々なITツールを導入しました。具体的には『時間や場所にとらわれないコミュニケーションを可能にする』『電子化・ペーパーレス化を推進し、必要な情報にどこからでもアクセスできる』『時間の余裕を創出し、本来の業務に集中して取り組める』という観点からITツールの選定を行いました。特にRICOH IWBについては、日常業務の多くを占める会議のやり方を変えることが『業務の生産性向上』に直結すると考え導入することにしました。」

明快な目的のもとに、多くの会議室やさまざまなスペースに導入されたRICOH IWB。次は、実際の使われ方とその効果にフォーカスを当ててお話を伺います。

藤野様の所属するITグループでは、RICOH IWB導入後に本社社員約2500人に対してアンケートを実施。9割におよぶ社員様が、会議準備の効率化、会議の時間短縮と情報共有のしやすさ、コミュニケーションの円滑化、生産性向上といった点で高く評価されました。その具体的な効果を、JXエネルギー株式会社 需給部 部長の椎名様に語っていただきました。

「JXエネルギーの需給部は、主に原油や石油製品のマーケット情報や製品の需要、在庫などを元に需給計画を立て、関係部門に原油調達の方針や全国11か所にあるグループの製油所、製造所に生産計画を示す業務を行なっています。RICOH IWBを最も活用するものとしては、部内のデイリーミーティングがあります。定型フォーマットに情報を落とし込んで、皆で計画の修正や対応策について議論するのですが、RICOH IWBは精細で、数字がたくさん並んだ画面も非常に見やすいという利点があります。加えて、紙に換算して80ページにもおよぶ膨大な資料を、すばやく表示して共有できる点も便利です。しかし何よりのメリットは、画面にダイレクトに書き込める点だと感じています。単に映し出すだけの機能では、理解度で紙に負けます。RICOH IWBは刻々と変化する追加情報も自由に書き込めて、その場の意思疎通や意見交換がしやすく、限られた時間の中で密度の高い会議を行うことができます。会議後すぐに画面の内容を電子メールで送信でき、情報共有も迅速になりました。ITツールは若手社員には馴染みやすいものだと思いますが、私は部長やグループマネージャー、さらにはトップマネージメントが使い倒すのだということを表明して、会社全体で動かしていくことが重要だと考えています。」

ペーパーレス化がもたらす効率的な会議と、書き込み機能による相互理解の向上。会議室の他にも活用されているRICOH IWBのユニークな使い方について、JX石油開発株式会社 総務部の本間様にお話しいただきます。

「本社ビル移転を機に、部分的にフリースペースを導入しました。社員が必要に応じて自由に使えるオープンスペースですが、そこにも数台のRICOH IWBを設置しています。会議室のようにかしこまることなく、少しリラックスしながらブレーンストーミングを行うこともできます。また、立って打合せできる上下昇降式テーブルとRICOH IWBを組み合わせたコーナーがあり、数名でパッと集まって確認ごとやコンパクトなミーティングに活用しています。他にもコラボレーションルームと称する大きなルームがあり、区画のひとつにRICOH IWBを設置しています。ここではRICOH IWBをサイネージ的な使い方をしていて、普段は事業環境や各拠点の掘削状況、生産量をスライドショーで流しながら社員に周知しています。また、新入社員を迎える時に教育的コンテンツを流して会社や業務への理解促進を図るといった使い方も検討しています。全会議室並びにフリーアドレスやコラボレーションルームにRICOH IWBが導入されて、貸出の手間がかからないことも、理想的なオフィス環境だと感じています。」

JXホールディングス様が目指す、IT化による業務の効率化と生産性の向上と、実りあるコミュニケーションを支える、リコーのRICOH IWB。導入を決めたポイントを、藤野様、椎名様、本間様に挙げていただきました。

RICOH IWB導入により、単にペーパーレス化を進めるだけでなく、効率的かつ効果的な会議を通して生産性の向上も実現されたJXホールディングス様。
今後、RICOH IWBの活用を通してIT化をさらに推進されるのか、藤野様に展望を伺いました。

「RICOH IWBをはじめとしたIT化が当たり前のように社内に浸透することで、社員が特に意識することなく、ワークスタイル変革が着実に進んでいると感じています。今後の目標としては、遠隔地とのコミュニケーションをいかに効率化するかにあります。視覚的な共有があるからこそ、会議の生産性は向上します。RICOH IWBの遠隔地とも資料共有できる機能を活用し、テレビ会議システムと連動させて、本社と国内外の拠点でコミュニケーションを高めていきたいと考えています。」

JXホールディングス株式会社様は、ビジュアルコミュニケーションツールを活用しながら企業価値の最大化を図り、お客様と社会のニーズに応える“みらい”を創造していきます。